Les renseignements personnels qui nous sont confiés par nos clients avant ou après leur arrivée dans la région sont importants pour nos relations d’affaires. C’est pourquoi nous nous efforçons de traiter ces renseignements selon des pratiques rigoureuses pour assurer la protection des informations et la vie privée de chacun de nos clients en cette époque où nous devons tous redoubler de prudence pour ne pas subir les conséquences d’une utilisation préjudiciable de nos données personnelles.
Quels types de renseignements nous récoltons sur vous et vos proches ou auxquels nous pourrions avoir accès et quel usage en faisons-nous ?
Des renseignements d’identification :
- Nom
- Date de naissance des enfants pour école ou garderie
- Sexe/genre/pronom utilisé pour les communications
- Coordonnées
- Adresse électronique
- Renseignements figurant sur une pièce d’identité (permis de conduire, passeport, numéro d’assurance sociale, permis de travail, certificat d’immigration) pour vous accompagner dans vos demandes pour l’obtention de documents obligatoires ou essentiels à votre intégration ou pour la location d’une voiture
Des renseignements relatifs au travail :
- Nom de l’employeur
- Date de début et durée du contrat de travail
Des renseignements scolaires et relatifs à la formation:
- Curriculum Vitae pour l’aide à la recherche d’emploi d’un conjoint ou d’un enfant en âge de travailler
- Certificats et diplômes pour aide à la recherche d’emploi ou aux démarches de reconnaissance des équivalences
Des renseignements de santé :
- Information générale d’ordre médical en cas de besoin d’assistance à l’identification d’un spécialiste ou d’un établissement de santé approprié dans la région
Des renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale :
- État civil pour évaluer les services dont vous aurez besoin et le forfait applicable
- Statut d’immigration au Canada et nationalité
Des renseignements financiers :
- No de compte bancaire lors de l’accompagnement pour l’ouverture d’un premier compte.
Comment recueillons-nous vos renseignements ?
- Par un formulaire de prise de besoins que nous vous demandons de compléter
- L’employeur-client qui paie pour les services que nous vous offrons peut aussi nous transmettre des informations sur vous et vos proches pour évaluer vos besoins de service
- Via nos échanges verbaux avec vous dans le cadre de l’accompagnement que nous vous offrons dans vos diverses démarches d’accueil et d’intégration, que ce soit pour l’obtention d’une carte d’assurance-maladie, d’un permis de conduire ou la location d’une voiture, de l’inscription de vos enfants à l’école ou à la garderie, d’une démarche de recherche d’emploi, etc.
À qui communiquons-nous vos renseignements, lorsque requis seulement ?
- Au locateur de votre logement avec qui vous signez un bail, parfois par notre entremise
- À l’entreprise de location de voiture partenaire de Préférence-Estrie
- À une firme d’aide à la recherche d’emploi à laquelle nous vous référons avec votre consentement
- À l’entreprise-cliente à laquelle vous êtes associé et qui mandate Préférence Estrie pour votre accueil
- Pour se conformer à une ordonnance d’un tribunal
- Dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un contrat ou d’une loi
- Pour prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter
La conservation de vos renseignements personnels dans nos dossiers :
- Le formulaire de prise de besoins que vous complété à notre demande est conservé dans une base de données de notre réseau interne sécurisé. Il est conservé pendant une durée de 5 ans. Par la suite, il est détruit électroniquement. Aucune copie papier n’est conservée.
- Les autres renseignements personnels avec lesquels nous pouvons être en contact occasionnellement au cours de notre relation d’affaires avec vous ne sont généralement pas conservés nulle part.
- Lorsque ces renseignements personnels ou informations sensibles se retrouvent dans des courriels, tout le courrier électronique vous concernant est effacé dès lors que votre dossier avec nous n’est plus actif et que le service a été rendu.
La sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisé est importante pour nous.
- Nous veillons à ce que nos infrastructures et outils informatiques soient sécurisés conformément aux bonnes pratiques reconnues, notamment par l’utilisation de mots de passe et de pare-feu. Nous utilisons les services d’un professionnel pour nous accompagner dans la sécurité informatique.
- Nos dossiers papiers sont conservés dans des classeurs verrouillés à clé.
- Seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
- Pour votre propre protection, ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels (NIP). Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas. Évitez de transmettre des renseignements personnels dans un courrier électronique.
Vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, Diane Turgeon, Directrice générale à diane.turgeon@preference-estrie.ca
Mise-à-jour : 2023-08-22